Compte de dépenses
Une solution puissante, flexible et mobile qui plaît aux employés et aux comptables
Que ce soit à l’aide de l’application KoneK Mobile ou de KoneK Employé, la possibilité de soumettre une demande de remboursement de dépenses au moment opportun pour l’employé est une fonctionnalité fort appréciée et qui génère un gain de productivité pour l’entreprise :
- Centralisation et élimination des délais
- Renforcement et uniformisation des politiques des remboursements
- Application conforme des règles fiscales de récupération des taxes selon les juridictions
- Approbation multiniveaux
- Remboursements intégrés à la paie
Déclaration simplifiée accessible par tous
L’employé peut soumettre en tout temps sa demande de remboursement à l’aide des outils mis à sa disposition sur les plateformes. Sur la route ou au bureau, l’aplication mobile ou le portail lui permettra de réaliser cette tâche au moment qui lui convient. Grâce à cette solution, l’employé peut :
- Soumettre sa demande accompagnée des pièces justificatives dans les divers formats acceptés (PDF, JPEG, etc.)
- Inscrire les informations nécessaires à la classification de la dépense (département, projet, activité, etc.)
- Suivre le processus d’approbation et de remboursement
- Accéder à l’historique complet de ses dépenses
- Éviter les oublis en comptabilisant au bon moment ses transactions
- Inscrire des dépenses faites avec une carte de crédit corporative
Processus d'approbation et de validation facile
En intégrant les demandes de remboursement des dépenses dans les processus d’approbation multiniveaux disponible dans KoneK, les gestionnaires disposent d’une plateforme unifiée pour l’approbation du temps de travail, des demandes de congés et des remboursements de dépenses. Le gestionnaire peut donc :
- Consulter, approuver, demander une correction ou rejeter les demandes de remboursements qui lui sont soumis par ses employés et collaborateurs
- Compléter le processus dans un environnement conviviale et sans papier, fichier ou courriel à manipuler
- Répondre rapidement aux attentes des employés pour l’application des politiques de remboursement des dépenses
- Suivre en temps réel les soldes pour le remboursement de certaines dépenses telles que celles reliées à un compte de santé et bien-être pouvant faire partie des avantages sociaux
- Être confiant que l’employé à droit à ce type de remboursement par l’utilisation des profils de dépenses admissibles
Ventilation comptable simplifiée, coûts de projet intégré et traitement fiscal automatisé
La facilité de configuration des types de dépenses ainsi que des profils disponibles aux employés permet de réduire la saisie de données par l’employé ainsi que les risques d’erreur de ventilation des dépenses. Avec cette solution :
- Le traitement fiscal de récupération des taxes est automatisé
- L’écriture comptable de la paie inclus les comptes de dépenses pour la comptabilité financière
- L’écriture de coût de projet inclus les dépenses associées à chacun de ceux-ci si l’entreprise s’y intéresse
- La gestion du maximum remboursable pour des dépenses du type des Comptes de santé et bien-être pour chaque employé est prise en charge
- Les avantages imposables reliés au remboursement de certaines cotisations professionnelles sont intégrés automtiquement dans la paie
Beaucoup d’avantages découlent de l’intégration d’une telle solution dans l’environnement de travail et génère des gains de prductivité ainsi que de la satisfaction pour tous en automatisant des tâches administratives essentielles.
Versement des remboursements directement à la paie
L’intégration des remboursements approuvés dans le versement de la paie permet de réduire les frais de paiement.
Cette opération de remboursement sur la paie peut être déclenchée à chaque cycle de paie ou selon un autre cycle conformément aux politiques de l’entreprise.
Fonctionnalités notables intégrées dans notre solution de compte de dépenses
De nombreuses fonctionnalités dignes de mention :
- Gestion sécurisée de la documentation et de la soumission des demandes de remboursement
- Gestion automatique des récupérations de taxes avec les journaux explicatifs permettant de soutenir vos demandes de récupération des taxes (utiles lors des audits!)
- Gestion intégré des prestataires de services ayant des ententes avec votre entreprise (hôtels, restaurants) permettant la conciliation de leur facturation avec vos activités
- Gestion de la déclaration des dépenses inscrites sur des cartes de crédit corporatives afin de bénéficier des automatismes de récupération des taxes selon les types de dépenses et les juridictions
