Horaires, temps et présences
Tout ce qu'il faut pour la planification et la cueillette du temps à l'ère numérique
Nous offrons des solutions de gestion des horaires, de collecte du temps et déclaration des présences qui se distinguent par leur efficacité, leur flexibilité et leur convivialité.
Nos outils innovants permettent de planifier les horaires de travail de manière optimale, en tenant compte des disponibilités et des compétences de chaque employé ainsi que des objectifs de réduction des heures supplémentaires, des conventions collectives et autres réalités qui se trouvent en entreprises.
Notre interface intuitive facilite l’adoption rapide et une satisfaction accrue pour les employés et les gestionnaires. Nos solutions vous permettent de :
- Planifier les horaires de travail de manière flexible en tenant compte des contraintes
- Suivre les présences et les absences en temps réel
- Gérer les remplacements et la couverture de service
- Organiser les assignations temporaires ou permanentes à des postes ou pour des réquisitions de personnel à court ou à long terme sur des projets
- S’arrimer à la paie ainsi qu’à la solution de ressources humaines intégrée dans la plateforme
Gestion efficace des horaires avec une plateforme tout-en-un
La conception et le maintien des horaires de travail avec des outils efficaces et adaptés rend la vie plus facile pour vos gestionnaires. Qu’il s’agisse d’horaires fixes, d’horaires variables ou d’horaires brisés; que l’on parle d’horaires par département, par projet, par poste ou par employé, avec ou sans rotations et toutes les variantes existantes en entreprise, vous serez épaté par la flexibilité offerte par cette solution intégrés de gestion des horaires. Vous pourrez :
- Intégrer vos règles de convention collective
- Gérer les politiques d’absences et de remplacement du personnel selon les critères requis : compétences, ancienneté, disponibilité, tour de rôle, réduction du temps supplémentaire, formation, expérience, certifications requises, etc.
- Diffuser les horaires sur KoneK Employé et KoneK Mobile ou même les faire parvenir par courriel
- Gérer les remplacements urgents par l’envoi d’offres aux employés rencontrant les critères choisis
- Intégrer des modèles d’horaire pour gagner du temps
Une solution intégrée afin d’éviter les interfaces, les synchronisations et autres tâches pouvant entraîner des erreurs et des frustrations dans un monde ou tout bouge rapidement et dans lequel vos ressources s’attendent que vos systèmes soient à la hauteur.
Capture du temps
La capture du temps de présence est un prérequis dans plusieurs entreprises afin d’assurer la conformité à certaines lois et la sécurité des employés et des installations ou encore pour contrôler le prix de revient dans des contextes de fabrication. Dans d’autres cas, la capture du temps par un système de pointage s’avère essentielle pour le calcul des heures à rémunérer et/ou à facturer.
La solution Horaires, temps et présences offre des options intégrées des plus variées pour la saisie des poinçons d’entrée et de sortie à partir :
- D’un équipement physique
- De l’application KoneK Punch par Algo
- De l’application KoneK Mobile (avec ou sans géolocalisation)
- De notre service de poinçons téléphoniques
- D’un système externe de collecte de temps ou d’un système de production (MRP) et transmis par API
En plus de l’identification de l’employé et de l’inscription du temps, plusieurs attributs supportés par nos solutions peuvent être conservés pour chaque poinçon : projet, activité, tâche, département, titre d’emploi, bon de travail, etc. Autant d’éléments qui peuvent être essentiels à conserver pour alimenter d’autres logiciels d’opération ou d’analyse ou sein de votre entreprise.
La capture du temps s’intègre dans nos solutions pour minimiser la saisie de données et maximiser la diffusion de l’information et son utilisation.
Feuilles de temps
Déclaration de temps basée sur un horaire standardisé dans un cadre de bureau; feuille de temps éclatée par projet pour permettre la gestion des coûts, la refacturation, le suivi des activités pour les réclamations de RS&DE ou autres programmes de subventions; feuille de temps autogénérée; peu importe le besoin, offrez à votre équipe un outil qui permettra :
- Plusieurs options de saisie des données : à la journée, avec heure de début et de fin, sur portail ou mobile, avec commentaires ou non, etc.
- L’intégration automatique des absences et vacances approuvées dans la feuille de temps
- L’accès aux soldes des banques de vacances et autres avec validation en temps réel pour éviter les dépassements et assurer le respect des règles d’entreprise
- L’enregistrement des temps de formation qui seront reportés à la solution de Suivi de la formation pour les ressources humaines
- L’utilisation de modèles de feuilles de temps pour accomplir rapidement et facilement cette tâche de déclaration du temps
- Le partage de toutes les codifications de temps avec la paie évitant ainsi le travail fastidieux de définition des équivalences entre les systèmes
- Et bien plus encore !
Une solution complète à portée de main sur une plateforme unifiée ou encore sur une application mobile pour que le temps se reporte à temps et facilement à la paie!
Approbation du temps et traitement des règles d'entreprise
Mettez en place l’approbation du temps sous la forme la plus appropriée pour chaque gestionnaire. L’approbation de poinçons liés à des horaires, l’approbation des feuilles de temps, l’approbation des absences et vacances, tout est conçu pour offrir aux gestionnaires l’environnement approprié pour valider les heures soumises par les employés pour le suivi du temps des projets et de la production pour vos équipes. Vous pourrez faciliter :
- L’approbation automatique des données conformes
- Le calcul automatique du temps supplémentaire
- l’intégration des primes horaires, des primes de responsabilité ou des primes spécifiques à un projet, une durée, etc.
- L’arrimage et l’intégration des demandes de absences et vacances approuvées dans les feuilles de temps ou les poinçons
- La gestion des règles sur les banques de temps
- Le respect des délais de production de la paie
- Le renforcement des règles de gestion et l’uniformisation des pratiques
- Et bien plus encore !
Le gestionnaire bénéficie de l’accès à l’ensemble des données partagées à travers la solution intégrée pour assurer une gestion efficace de cette partie cruciale de production d’une paie exacte et du suivi des coûts.
Gestion des disponibilités, des absences et des remplacements
Améliorez la gestion des présences et la gestion de la déclaration du temps en intégrant tout ce qui concerne les absences, congés et remplacements dans nos plateformes.
La mise en place de ces fonctionnalités vise à :
- Permettre aux employés de soumettre des demandes de congés, d’absences et de vacances pour approbation par les gestionnaires et enclencher l’intégration de ces transactions dans les feuilles de temps et les poinçons
- Maintenir les soldes prévisionnels des banques de temps ou de vacances donnant ainsi une vue en temps réel
- Conserver et offrir l’information en temps réel à tous sur les absences projetées, les remplacements à réaliser et autres tâches nécessaires à la réalisation des objectifs de la production et des services offerts par l’entreprise
- Offrir une plateforme intégrée pour l’expression des plages de disponibilités par les employés pouvant servir à l’attribution de postes ou de remplacements
- Gérer une liste de rappel
- Gérer les remplacements à long terme et les vacances à remplacer
- Améliorer la satisfaction des employés et conserver toutes les traces nécessaires pour les différentes requêtes
Une solution facilitant la gestion des demandes et l’approbation du temps d’absence au travail en plus d’offrir le dépôt des disponibilités pour une gestion efficace des mouvements dans les horaires de travail.
Fonctionnalités notables intégrées dans notre solution pour Horaires, temps et présences
De nombreuses fonctionnalités présentes dans la solution de gestion des horaires, du temps et des présences permettront de répondre aux besoins :
- Gestion des horaires pouvant être centralisée ou décentralisée, offrant ainsi la flexibilité d’adaptation à vos pratiques
- Intégration avec la paie et les ressources humaines afin d’interconnecter l’ensemble des informations pour la prise de décisions éclairées : absentéisme, compétences, certifications, formation deviennent disponibles et accessibles
- Règles d’affaires configurables
- Profils d’accès et d’affichage selon les rôles et les responsabilités
- Système intégré d’alertes et de rappels permettant de définir des règles et avis sur mesure
- Tableau de bord opérationnel intégrant un grand nombre d’indicateurs de suivi
- Outils de communication intégrés pour joindre les employés via KoneK Mobile (messagerie sécurisées)
- Capacité d’épuration des données pour rencontrer les obligations légales (Loi 25 au Québec et autres)
- Fonctionnalités intégrées de protection des informations sensibles pouvant être utilisées pour rencontrer les obligations et éviter les fuites de données
